7 outils pour travailler à distance efficacement

  • Passeport Digital Boss Ladies
  • 16 Septembre 2021
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Aujourd’hui, nous allons parler de sept outils géniaux qui vont vous permettre de travailler et gérer votre entreprise à distance surtout si vous avez des équipes. Afin de travailler de manière collaborative et efficace au quotidien. Ma sélection est avec un budget abordable voir gratuit pour certains. Car quand on est entrepreneur, on n’a pas toujours des millions à dépenser. Ils sont parfaits pour collaborer, télé-travailler et gérer votre business à distance de manière performante.

Cela me fait penser à une plateforme dont je ne donnerais pas le nom, que j’ai quitté récemment car elle faisait des tarifs démesurés pour une utilisation limitée avec peu de fonctionnalités. J’ai donc changé pour une autre plateforme qui propose largement plus de choix pour un budget divisé par trois. D’ailleurs, je vous la présente dans cet article.

 

Outil N°1 : ZOOM

 

C’est l’incontournable et l’indispensable quand on veut travailler à distance tout en gardant l’aspect humain : Zoom. Si vous n’avez pas Zoom, vous allez avoir un petit souci parce que c’est un outil que tout le monde utilise maintenant. La plupart des personnes qui ont télé-travaillé ces derniers temps ont utilisé la plateforme Zoom. Avant il y avait la plateforme Skype qui fonctionnait très bien. D’ailleurs, ils ont fait pas mal de mises à jour avec des nouvelles fonctionnalités très sympas. Mais elles arrivent un peu tard. La plupart des gens utilisent Zoom. Et revenir à Skype serait un retour en arrière qui ne serait final bon pour personne. Car il y a peu de gens qui continuent de l’utiliser. Donc on reste sur la plateforme Zoom qui est devenue indispensable. Désolé Skype.

Pour ceux qui ne connaissent pas Zoom, c’est une plateforme qui permet d’animer à distance des réunions, des ateliers, de discuter entre groupes dans des salles virtuelles. Comme vous aviez l’habitude de le faire avec vos élèves quand vous êtes formateur. Ce qui est top. Zoom a des fonctionnalités vraiment très intéressantes. Vous pouvez même organiser des webinars et des conférences en ligne. Nous avons même animé une conférence avec plus de 3000 personnes connectées. Ça fonctionne très bien ! C’est très performant et fiable. C’est l’outil indispensable à absolument connaître.

 👉 https://zoom.us/

 

Outil N°2 : Asana ou Trello

 

Pour ce second outil, je vous ai mis une alternative : Asana ou Trello. Pour moi, c’est la même chose avec les mêmes fonctionnalités. Il y a juste l’interface qui change. Le fonctionnement et le principe sont identiques pour ces deux outils. J’ai une préférence pour l’esthétique d’Asana comparée à celle de Trello qui est un peu plus brut. Donc j’utilise Asana au quotidien.

Asana et Trello, qu’est-ce que c’est ? Ce sont des plateformes pour gérer votre To-Do list. Cela vous permet de lister l’ensemble des tâches que vous avez et la partager avec vos collaborateurs. Vous serez notifiés quand vous devrez réaliser une tâche. Vous aurez un calendrier pour voir où sont réparties vos tâches. Vous avez plusieurs méthodes dont la méthode kanban, en liste… Choisissez comment organiser votre To-Do list selon votre manière de travailler. Moi, j’aime bien la méthode kanban avec les colonnes “À faire”, “En cours”, “À valider” et “Terminé”. D’autres préfèrent une liste de To-Do ou sur l’agenda. Vous avez la possibilité de switcher entre plusieurs visualisations de votre liste. Et j’aime beaucoup ce principe. Asana ou Trello, c’est le deuxième outil indispensable pour travailler à distance de manière efficace avec vos équipes.

👉https://app.asana.com/ https://trello.com/fr

 

Outil N°3 : Lastpass

 

C’est l’outil que j’utilise tous les jours pour la simple et bonne raison que je travaille avec beaucoup de clients. Et j’ai besoin de me connecter à leurs comptes de manière sécurisé et efficace tout en évitant les

problèmes d’oubli de mots de passe etc... Si vous voulez devenir community manager ou travailler dans le marketing digital, vous aurez des partages d’identifiants. Et pour cela, je préfère largement utiliser un outil qui s’appelle Lastpass.

Mes clients ont créé leurs comptes gratuits. J’ai également le mien. J’ai décidé récemment de passer à la formule payante. L’offre gratuite est largement suffisante si l’on veut travailler que sur l’ordinateur ou le téléphone. Comme j’aime switcher de l’un à l’autre, je suis passée à la formule payante depuis la dernière mise à jour. Elle ne coûte pas très chère. Il y a plusieurs formules à partir 2€99 par mois pour l’offre Premium. C’est un outil qui nous permet d’avoir notre coffre-fort virtuel pour y mettre tous nos mots de passe et, si vous le souhaitez, les identifiants pour les cartes bleues. Cela vous évite de devoir rentrer ces données si vous êtes entourés de personnes. Et ça vous permet d’éviter l’oubli des mots de passes, ce qui est très fréquent. Vous pouvez également générer des mots de passe sécurisés avec Lastpass. Vous avez juste à vous souvenir du seul et unique mot de passe d’accès à Lastpass qu’on appelle le mot de passe maître.

Un jour, j’ai essayé d’avoir une attitude un peu suspecte en me connectant d’un bout du monde puis d’un nouvel endroit. Tout de suite, Lastpass m’a demandé de confirmer mon identité. J’ai dû donc montrer patte blanche en prouvant mon identité par de multiples vérifications : le mot de passe, le code de vérification par mail... Lastpass est très sécurisé.

Et vous pouvez partager vos identifiants à vos collaborateurs qui ont un compte. Le vrai plus est qu’ils peuvent se connecter sur un site via Lastpass sans voir votre mot de passe. Ils ne peuvent pas les copier-coller et vous pouvez désactiver les accès d’une personne instantanément. Et ça c’est vraiment top.

👉 https://lastpass.com/

 

Outil N°4 : Toby

 

Toby est une extension Chrome que vous pouvez avoir aussi sur le navigateur sur Brave. Elle permet d’enregistrer l’ensemble de vos onglets lorsque vous naviguez sur internet. Parfois vous faites plusieurs choses avec plusieurs onglets ouverts. Et au bout d’un certain temps, vous voulez garder des onglets pour les revoir plus tard et libérer votre écran sur le moment. Et Toby vous permet d’enregistrer une fiche virtuelle avec ces onglets pour les garder pour un autre moment. Vous pouvez aussi les ranger par thématique afin de pouvoir y revenir quand vous voulez.

Il a aussi la fonction que j’aime beaucoup : “enregistrer tous mes onglets, les fermer et les garder sur Toby”. C’est top quand j’ai besoin de me concentrer sur une seule et unique chose, je dis à Toby d'enregistrer mes autres onglets. Ainsi, quand j’en ai besoin, il ré-ouvre tous mes onglets. Donc encore une fois, ça c’est top.

👉 https://www.gettoby.com/

 

Outil N°5 : Google Drive

 

Vous en avez vraiment besoin ! Que ce soit Google Drive, One Drive ou un autre outil de cloud, il vous sera très utile. Dropbox par exemple fonctionne aussi très bien.

Le but c’est de pouvoir avoir un cloud où mettre tous vos dossiers en ligne de façon sécurisée et également collaborative. Afin que votre collaborateur puisse y accéder et travailler avec vous à distance. Vous pouvez y accéder depuis votre téléphone et votre ordinateur en toute sécurité.

J’aime bien Google Drive. Pour ma part, je suis passé au niveau supérieur puisque maintenant j’ai mon propre serveur. Google Drive est vraiment très efficace et c’est le plus utilisé dans le monde. Ce qui vous facilite la tâche au quotidien en ayant un espace où collaborer avec votre équipe. L’espace de base est gratuit. Si vous voulez augmenter votre espace drive, c’est très accessible par exemple pour 100 Go de plus c’est 1.99 euros par mois. Donc pourquoi s’en privé ?

👉 https://workspace.google.fr/intl/fr/p...

 

 

Outil N°6 : Zoho Books

 

C’est un outil de comptabilité que j’aime beaucoup. J’avais déjà Zoho Books il y a quelques années. Puis je l’ai négligé tout simplement parce que, vous me connaissez, l’esthétique c’est très important pour moi. Il faut que ça soit efficace mais aussi agréable au regard. C’est-à-dire que visuellement je dois trouver les éléments facilement. Parce que je vais travailler dessus tous les jours.

Zoho Books vous propose pas mal d’outils même dans la version gratuite. J’avais un autre outil qui me permettait de faire ma comptabilité pour des entreprises et qui me coûtait extrêmement cher. Il s’agissait de Teams qui s’appelle maintenant Teams Leader Focus. C’est une application qui est très bien. Ses points négatifs sont qu’elle coûte cher et qu'il y a très peu de fonctionnalités. Sa fonction principale est la comptabilité pour créer ses devis, ses factures, etc. Et il y a également un côté CRM où on peut gérer un peu sa prospection clients.

Son inconvénient principal est qu’il est difficile de faire des modifications. Bien entendu, un logiciel de comptabilité doit être le plus sécurisé possible pour éviter les fraudes. Mais il faut aussi penser aux gens qui font des erreurs comme moi. Je n’ai trouvé aucune aide au niveau du SAV. J’en ai conclu que je payais trop cher pour ça et je suis passé à autre chose.

Du coup, je suis passé à Zoho Boo qui est juste top. Donc j’ai divisé par trois ma facture pour l’année et j’ai plein d’outils pour la comptabilité, même avec la version gratuite. Il y a même des outils d'automatisation. Par exemple, mes clients peuvent avoir accès à leur propre espace client et pouvoir récupérer leurs factures. Il leur est même possible de payer leur facture par carte bleue plusieurs fois et donner leur avis aussi. C’est vraiment top.

Il y a aussi la partie CRM pour la gestion de la prospection. Elle est déjà très bien même s’il existe d’autres logiciels qui sont mieux. Vraiment, je vous recommande Zoho et ses outils Zoho Books, Zoho CRM,... Ça vous fait gagner beaucoup de temps.

👉 https://www.zoho.com/fr/

 

Outil N°7 : Hubspot

 

C’est un outil que j’aime beaucoup et que j’ai utilisé assez longtemps : Hubspot. C’est un CRM de clientèle, pour la prospection et le service commercial si vous prospectez vous-même. Il est vraiment hypercomplet. Je ne l’utilise plus tout simplement je préfère avoir un seul outil. Si je pouvais, je continuerais sur l’outil CRM sur Hubspot. Mais je ne veux pas trop me disperser. J’aime quand tout est au même endroit. Ça permet d'être efficace surtout de pouvoir utiliser l’outil au quotidien.

Donc Hubspot est un outil top et également gratuit. Vous avez des fonctionnalités payantes mais vous pouvez vous en passer. Hubspot est un des leaders et est vraiment efficace. Vous pouvez travailler de façon collaborative. Vous pouvez préparer vos entretiens avec vos prospects de façon efficace.

Le seul inconvénient, pour ceux qui ont besoin de simplicité ou qui ne sont pas habitué au digital, c’est un outil en anglais. Et également, il y a beaucoup de fonctionnalités ce qui peut vous perdre. Si vous préférez la simplicité, je vous conseille alors Zoho. En résumé, Hubspot et Zoho Books sont des outils de qualité.

Si vous avez apprécié cet article, je vous invite à liker, commenter et partager massivement. On se donne rendez-vous très bientôt pour un nouvel article.

👉 https://hubspot.com/

 

 

 

 

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